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Controle Interno: Um Programa De Manutenção Preventiva

por: Dia De John
Você leu sobre este dentro cada jornal em cada cidade no país inteiro: Algum guarda-livros, confiado pelo proprietário de uma empresa de pequeno porte, defrauda milhares dos dólares.Se o roubo não puser o proprietário fora do negócio, causa certamente um headache principal.

A razão que nós nos ouvimos destes casos é assim frequentemente que, em uma empresa de pequeno porte, pode somente haver o proprietário e um guarda-livros. O proprietário não gosta de fazer os livros, não os compreende, e confia-o nesta uma pessoa para tomar cuidado das coisas. O guarda-livros, que é geralmente tendo as dificuldades financeiras pessoais, tomadas um um pouco de dinheiro que pretende pagá-lo para trás. Ninguém parece observar, assim que mais é feito exame. Sobre um período de tempo, começa montar até muitos do dinheiro.

Isto é o lugar aonde o conceito "do controle interno" vem dentro. Essencialmente, cada negócio deve ter, em algum nível, um sistema de controle interno no lugar a proteger de encontro às perdas, intencionais e involuntárias. Isto é porque "os sistemas do controle interno" : 1) protegem o dinheiro e os outros recursos; 2)promova a eficiência em transações processando; e, 3) asseguram a confiabilidade de registros financeiros. Um sistema de controle interno consiste primeiramente nas políticas e nos procedimentos projetados fornecer a garantia razoável que estes três objetivos estarão conseguidos. O tamanho e a complexidade do negócio determinarão a extensão do sistema de controle interno.

Não obstante o tamanho, um dos aspectos os mais importantes de um sistema de controle interno é o conceito da separação dos deveres. Separar deveres fá-lo mais difícil para que o roubo e os erros vão undetected. É altamente incomun para que dois empregados "conluía-se" em um esforço roubem da companhia.

Eu trabalhei como um revisor de contas interno para uma corrente do jornal por três anos. Meu trabalho devia andar dentro aos escritórios do jornal unannounced e ir diretamente às caixas do dinheiro, contá-las, e verificar recibos.Uma de minhas etapas mais importantes do exame era certificar-se que os procedimentos internos do controle estavam no lugar e em trabalhar corretamente. Estão aqui algumas sugestões para interno controle os procedimentos a respeito da manipulação do dinheiro:

- permita que somente os indivíduos designados específicos segurem o dinheiro.

- dê a responsabilidade para a contabilidade a um indivíduo que não segure o dinheiro.

- use recibos numerados documentar todos os pagamentos.

- faça todos os depósitos de banco prontamente.

- a pessoa que prepara o reconciliation de banco deve ser diferente do que o um dinheiro de manipulação.

- se possível, a pessoa que faz o depósito de banco deve ser diferente do que esse quem segura o dinheiro e esse quem prepara o reconciliation de banco.

- faça depósitos intatos com nenhumas quantidades retiradas para pagar despesas.

- mantenha o dinheiro e o checkbook em um registo locked da gaveta ou de dinheiro.

- desde que tills nunca será o orrect 100 toda a hora, estabelecem um nível de tolerância para que overages e as faltas determinem o ponto em que as medidas corretivas serão provocadas.

- faça todos os disbursements pela verificação, exceto as quantidades mínimas pagas do dinheiro petty.

- faça determinado cada pagamento é relacionado a um original de papel, tal como um comprovante, para assegurar-se de que uma fuga de papel exista para todos os disbursements.

- contagens aleatórias da surpresa da conduta do dinheiro petty e das gavetas do dinheiro.

- o inventário da contagem e outros recursos freqüentemente e comparam com os livros da companhia.

Um sistema de controle interno ajustado acima de cedo como uma medida preventiva é mais eficiente do que estabelecendo um sistema corretivo na reação a uma perda. Se acontecer assim, aquele lá é justo você e o guarda-livros no seuempresa de pequeno porte, você necessita aprender como a faça algumas das tarefas da contabilidade assim que você pode verificação de ponto o trabalho do guarda-livros. Aquela, nse, é uma medida preventiva excelente.

Sobre o autor:
John W. O dia, MBA é o autor de dois cursos em princípios da contabilidade: Contabilidade real da vida para os Non-Contabilistas (20-hr em linha) e O CORAÇÃO da contabilidade (pdf 4-hr). Visite seu Web site em http://www. reallifeaccounting. COM para download para LIVRE seus 3 e-livros que pertencem à contabilidade da empresa de pequeno porte e seu boletim de notícias mensal em edições da contabilidade.


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