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Interne Steuerung: Ein Vorbeugende Wartung Programm

durch: John Tag

Sie lasen über dieses innen jede Zeitung in jeder Stadt im gesamten Land: Irgendein Buchhalter, vertraut vom Inhaber eines Kleinbetriebs, unterschlägt Tausenden Dollar.Wenn der Diebstahl Inhaber nicht aus Geschäft heraus setzt, verursacht er zweifellos Hauptkopfschmerzen.

Der Grund, den wir von diese Fälle hören, ist so häufig, daß, in einem Kleinbetrieb, es den Inhaber und einen Buchhalter nur geben kann. Der Inhaber mag nicht die Bücher tun, versteht sie nicht und baut auf diese eine Person, um um Sachen zu kümmern. Der Buchhalter, der normalerweise ist persönliche finanzielle Schwierigkeiten, Nehmen haben ein etwas Geld beabsichtigend, es zurück zu zahlen. Niemand scheint zu beachten, also wird mehr genommen. Über eine Zeitdauer von Zeit beginnt es, bis zu einer Menge Geld anzubringen.

Dieses ist, wohin das Konzept "der internen Steuerung" hereinkommt. Im Wesentlichen sollte jedes Geschäft, auf irgendeinem Niveau, ein internes Steuersystem gegen die Verluste zu schützen im Platz haben, sich, absichtlich und unbeabsichtigt. Dieses ist, weil "internes Steuer" Systeme werden: 1) schützen Bargeld und andere Werte; 2)fördern Sie Leistungsfähigkeit in verarbeitenverhandlungen; und, 3) stellen Zuverlässigkeit der finanziellen Aufzeichnungen sicher. Ein internes Steuersystem besteht hauptsächlich aus der Politik und Verfahren, die entworfen sind, um angemessene Versicherung zur Verfügung zu stellen, daß diese drei Zielsetzungen erzielt werden. Die Größe und die Kompliziertheit des Geschäfts stellen den Umfang eines internen Steuersystems fest.

Unabhängig davon Größe ist- einer der wichtigsten Aspekte eines internen Steuersystems das Konzept der Trennung von Aufgaben. Das Trennen von von Aufgaben bildet ihn mehr schwierig, damit den Diebstahl und die Störungen unentdeckt gehen. Es ist in hohem Grade ungewöhnlich, damit zwei Angestellte "heimlich mitwirken" in einer Bemühung von der Firma stehlen.

Ich arbeitete als interner Revisor für eine Zeitung Kette für drei Jahre. Mein Job sollte zu den nicht angekündigten Zeitung Büros innen gehen und direkt zu den Bargeldkästen gehen, sie zählen und die Empfänge überprüfen.Einer meiner wichtigsten Bilanzschritte war sicherzustellen, daß die internen Steuerverfahren waren-, im Platz und richtig in arbeiten. Sind hier einige Vorschläge für internes steuern Sie die Verfahren betreffend sind die Behandlung des Bargeldes:

- erlauben Sie nur spezifischen gekennzeichneten Einzelpersonen, Bargeld anzufassen.

- geben Sie einer Einzelperson Verantwortlichkeit für Buchhaltung, die nicht Bargeld anfaßt.

- benutzen Sie die numerierten Empfänge, um alle Zahlungen zu dokumentieren.

- bilden Sie alle Bankeinlagen sofort.

- die Person, die die Kontenabstimmung sollte als das vorbereitet ein anfassenbargeld unterschiedlich sein.

- wenn möglich, die Person, die die Bankeinlage sollte als bildet die unterschiedlich sein wer das Bargeld und das anfaßt, wer die Kontenabstimmung vorbereitet.

- bilden Sie Ablagerungen intakt ohne die Mengen, die zurückgenommen werden, um Unkosten zu zahlen.

- halten Sie Bargeld und Scheckheft in einem verschlossenen Fach oder in einer Registrierkasse.

- da ist orrect nie 100 die ganze Zeit, herstellt ein Toleranzniveau bebaut, damit overages und Mängel den Punkt feststellen, an dem korrektive Masse ausgelöst werden.

- bilden Sie alle Barauslagen durch Überprüfung, ausgenommen die minimalen Mengen, die vom Kleingeld gezahlt werden.

- bilden Sie bestimmte jede Zahlung hängt mit einem Papierdokument, wie einem Zeugen zusammen, um sicherzugehen daß eine Papierspur für alle Barauslagen besteht.

- Führung gelegentliche Überraschung Zählimpulse des Kleingeldes und der Bargeldfächer.

- Zählimpulswarenbestand und andere Werte häufig und vergleichen mit Firmabüchern.

Ein internes Steuersystem, das herauf früh als vorbeugendes Maß eingestellt wird, ist leistungsfähiger als, ein korrektives System in der Reaktion zu einem Verlust herstellend. Wenn es so geschieht, ist das dort Sie und der Buchhalter in Ihrem gerechtKleinbetrieb, müssen Sie erlernen, wie zu einige der Buchhaltungaufgaben tun Sie, also Sie Stichprobe die Arbeit des Buchhalters können. Das, in sich, ist ein ausgezeichnetes vorbeugendes Maß.

Über den Autor:
John W. Tag, MBA ist der Autor von zwei Kursen in den Buchhaltunggrundlagen: Reale Leben-Buchhaltung für Nicht-Buchhalter (20-hr online) und das HERZ der Buchhaltung (pdf 4-hr). Besichtigen Sie seine Web site an für FREI seine 3 Ebücher, die Kleinbetriebbuchhaltung betreffen und sein Monatsrundschreiben auf Buchhaltungausgaben downloaden.

Vorbei verteilt Artikel-Handelszentrum und Software4yoursuccess. COM