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Commande Interne : Un Programme D'Entretien Préventif

par : Jour De John

Vous avez eu connaissance de ceci dedans chaque journal dans chaque ville dans le pays entier : Un certain comptable, fait confiance par le propriétaire d'une petite entreprise, détourne des milliers de dollars.Si le vol ne met pas le propriétaire hors des affaires, il cause certainement un mal de tête important.

La raison que nous entendons parler de ces caisses est tellement souvent que, dans une petite entreprise, il peut seulement y a le propriétaire et un comptable. Le propriétaire n'aime pas faire les livres, ne les comprend pas, et compte sur cette une personne pour prendre soin des choses. Le comptable, qui est habituellement ayant les difficultés financières personnelles, prises par un peu d'argent entendant le payer en arrière. Personne ne semble noter, ainsi plus est pris. Sur une certaine période de temps, il commence à monter jusqu'à beaucoup d'argent.

C'est où le concept "de la commande interne" entre. Essentiellement, chaque affaires devraient avoir, à un certain niveau, un système de commande interne en place à protéger contre des pertes, intentionnelles et involontaires. C'est parce que les systèmes "de commande interne" : 1) protègent l'argent comptant et autres éléments d'actif; 2)favorisez l'efficacité dans des transactions de traitement; et, 3) assurent la fiabilité des disques financiers. Un système de commande interne consiste principalement en politiques et procédures conçues pour fournir l'assurance raisonnable que ces trois objectifs seront atteints. La taille et la complexité des affaires détermineront l'ampleur du système de commande interne.

Indépendamment de taille, un des aspects les plus importants d'un système de commande interne est le concept de la séparation des fonctions. La séparation des fonctions le fait davantage difficile pour que le vol et les erreurs aillent non détectés. Elle est fortement peu commune pour que deux employés "s'entendent" dans un effort volent de la compagnie.

J'ai travaillé en tant qu'auditeur interne pour une chaîne de journal pendant trois années. Mon travail devait marcher dedans aux bureaux de journal inattendus et aller directement dans les boîtes d'argent comptant, les compter, et vérifier des reçus.Une de mes étapes d'audit plus importantes était de s'assurer que les procédures internes de commande étaient en place et travaillant correctement. Voici quelques suggestions pour interne commandez les procédures concernant la manipulation de l'argent comptant :

- permettez seulement aux individus indiqués spécifiques de manipuler l'argent comptant.

- donnez la responsabilité de la comptabilité à un individu qui ne manipule pas l'argent comptant.

- employez les reçus numérotés pour documenter tous les paiements.

- faites tous les dépôts en banque promptement.

- la personne qui prépare le rapprochement bancaire devrait être différente que l'un argent comptant de manipulation.

- si possible, la personne qui fait le dépôts en banque devrait être différente que celui qui manipule l'argent comptant et celui qui prépare le rapprochement bancaire.

- rendez les dépôts intacts sans des montants retirés pour payer des dépenses.

- maintenez l'argent comptant et le chéquier dans un tiroir ou une caisse enregistreuse verrouillé.

- puisque laboure ne sera jamais l'orrect 100, établit un niveau de tolérance pour que des excédents et des manques déterminent le point auquel des mesures correctives seront déclenchées.

- faites tous les déboursements par le contrôle, excepté des montants minimaux payés à partir de la menue monnaie.

- faites certain chaque paiement est lié à un document de papier, tel qu'un bon, pour s'assurer qu'une traînée de papier existe pour tous les déboursements.

- comptes aléatoires de surprise de conduite de menue monnaie et de tiroirs d'argent comptant.

- le inventaire de compte et autres éléments d'actif fréquemment et rivalisent avec des livres de compagnie.

Un système de commande interne a installé tôt car une mesure préventive est plus efficace qu'établissant un système correctif dans la réaction à une perte. S'il se produit ainsi, ce là est juste vous et le comptable dans le votrepetite entreprise, vous devez apprendre comment à faites une partie de la comptabilité charge ainsi vous pouvez contrôle sur place le travail du comptable. Ce, en soi, est une excellente mesure préventive.

Au sujet de l'auteur :
John W. Le jour, MBA est l'auteur de deux cours des fondations de comptabilité : Comptabilité dans la réalité pour les Non-Comptables (20-hr en ligne) et Le COEUR de la comptabilité (pdf 4-hr). Visitez son site Web à pour télécharger pour LIBRE ses 3 e-livres concernant la comptabilité de petite entreprise et son bulletin mensuel sur des questions de comptabilité.

Circulé près Centre commercial D'Article et Software4yoursuccess. COM